ניהול תפעול לפרילנסר ישראלי

שלב 1: הערכת פרופיל הפרילנסר

בררו את סוג העסק והמחויבויות של המשתמש:

• עוסק מורשה: רשום למע"מ, חייב להגיש דו"חות מע"מ, מנפיק חשבוניות מס, ויכול לנכות מע"מ תשומות.
• עוסק פטור: מתחת לתקרת ההכנסות, מנפיק קבלות בלבד, לא גובה ולא מדווח מע"מ.

פרטי פרופיל שצריך לאסוף:

• סוג עסק (עוסק מורשה / עוסק פטור)
• תדירות דיווח מע"מ: דו-חודשי (סטנדרט) או חודשי (לעסקים גדולים שעוברים את סף הדיווח החודשי)
• תחום: ייעוץ טכנולוגי, עיצוב, שיפוצים, יצירת תוכן וכו'
• פרטי רואה חשבון: שם, פורמט חבילה מועדף, לוח זמנים להגשה
• מעקב הכנסות נוכחי: הכנסה מתחילת השנה, מספר לקוחות פעילים

שמרו את הפרופיל בזיכרון persistent למעקב מתמשך בין סשנים. אם זיכרון persistent לא זמין, ייצאו את הפרופיל כקובץ freelancer-profile.json בתיקיית העבודה וטענו אותו מחדש בתחילת כל סשן.

שלב 2: הקמת מעקב גיול חשבוניות

עקבו אחרי כל החשבוניות שהונפקו לפי סטטוס תשלום:

דלי	גיל	פעולה
שוטף	0-29 יום	מעקב, אין צורך בפעולה
30 יום	30-59 יום	תזכורת ידידותית בוואטסאפ
60 יום	60-89 יום	מייל רשמי למעקב
90+ יום	90+ יום	התראה להסלמה

הגדירו לוח תזכורות מדורג:

• יום 30: הודעת וואטסאפ ידידותית — "היי, רציתי לבדוק לגבי חשבונית מספר [X] מתאריך [DATE]. אשמח לעדכון על מועד התשלום."
• יום 60: מייל רשמי עם עותק החשבונית, פרטי תשלום (העברה בנקאית), ותאריך יעד ברור.
• יום 90+: התראה לפרילנסר לשקול הסלמה. הפנו לסקיל israeli-client-payment-chaser לגבייה מובנית (אם זמין).

מעקב נוסף:

• תעדו תשלומים חלקיים ועדכנו יתרות בהתאם
• קישור ל-israeli-e-invoice להנפקת חשבוניות חדשות או זיכויים
• שמרו סיכומים שוטפים: סה"כ חוב פתוח, סה"כ באיחור, לפי לקוח

שלב 3: הגדרת איסוף חשבונות שירות

השתמשו באוטומציית דפדפן (CDP) לאיסוף חשבונות חודשיים מפורטלי השירות הישראליים:

ספק	פורטל	סוג חשבון
חברת החשמל	iec.co.il	חשמל
בזק	bezeq.co.il	קווי/אינטרנט
פרטנר	partner.co.il	סלולר/אינטרנט
HOT	hot.net.il	כבלים/אינטרנט
תאגיד מים עירוני	משתנה לפי עיר	מים
ארנונה	פורטל עירוני ייעודי	ארנונה

לכל ספק:

1. נווטו לאזור החשבוניות בפורטל עם הפרטים השמורים
2. הורידו את ה-PDF של החשבון האחרון
3. חלצו פרטים מרכזיים: תקופת חיוב, סכום לתשלום, תאריך יעד, סטטוס תשלום
4. סדרו את הקבצים לפי חודש וקטגוריה בתיקיית החבילה לרואה חשבון

טיפול ב-2FA/OTP: אם פורטל דורש אימות SMS, עצרו את האוטומציה ובקשו מהמשתמש את קוד ה-OTP. ראו references/utility-portals.md לפרטים לפי ספק.

שלב 4: הגדרת לוח מועדים

הגדירו התראות פרואקטיביות למועדי מס ישראליים:

מועד	תדירות	תאריך	פרטים
דיווח מע"מ (עוסק מורשה)	דו-חודשי	15 לחודש שאחרי התקופה	מועדים: 15 במרץ, מאי, יולי, ספטמבר, נובמבר, ינואר
דיווח מע"מ (מדווחים חודשיים)	חודשי	15 לכל חודש	לעסקים שעוברים את סף הדיווח החודשי
ביטוח לאומי (עצמאים)	רבעוני	15 בינואר, אפריל, יולי, אוקטובר	מקדמות ביטוח לאומי
דו"ח שנתי	שנתי	עד 31 במרץ	אפשרויות הארכה דרך רואה חשבון
מקדמות מס (מקדמות)	דו-חודשי	15 לחודש שאחרי התקופה	בהתאם לשומה של רשות המסים

לוח תזכורות לכל מועד:

• 7 ימים לפני: התראה ראשונה בוואטסאפ/טלגרם עם מה צריך להכין
• 3 ימים לפני: התראה שנייה עם צ'קליסט מסמכים נדרשים
• יום המועד: תזכורת אחרונה עם לינקים להגשה והנחיות

אם מועד נופל בשבת, הוא נדחה ליום ראשון. אם נופל בחג, בדקו ב-references/deadline-calendar.md את התאריכים המעודכנים.

הנחיות הכנה לכל מועד:

• דיווח מע"מ: ודאו שכל חשבוניות המכירה והרכישה מוכנות, חשבו מע"מ נטו (עסקאות פחות תשומות)
• ביטוח לאומי: ודאו את סכום המקדמה הרבעונית מהשומה האחרונה
• דו"ח שנתי: תאמו עם רואה החשבון, ודאו שכל החבילות החודשיות נמסרו
• מקדמות: בדקו את מכתב השומה לגבי סכומי שוברי התשלום

שלב 5: מעקב תקרת עוסק פטור

עקבו אחרי הכנסה שנתית מצטברת מול תקרת העוסק הפטור:

• תקרה נוכחית: כ-120,000 ש"ח בשנה (ודאו באתר misim.gov.il כי הסכום מתעדכן מדי פעם בהתאם לאינפלציה)
• רמות התראה:
  • 70% (~84,000 ש"ח): אינפורמטיבי — "הגעת ל-70% מהתקרה השנתית. כדאי להתחיל לתכנן למעבר אפשרי."
  • 85% (~102,000 ש"ח): אזהרה — "מתקרבים לתקרה. בדקו את ההשלכות של מעבר לעוסק מורשה."
  • 95% (~114,000 ש"ח): דחוף — "קרובים מאוד לתקרה. ייתכן שהמרה תידרש בקרוב."

כשמגיעים לתקרה או שהתחזית מראה חריגה, הסבירו את ההשלכות:

• חובה להירשם כעוסק מורשה ברשות המסים
• חובה להתחיל לגבות מע"מ (17%) על כל החשבוניות
• חובה להנפיק חשבונית מס במקום קבלה
• אפשרות לנכות מע"מ תשומות על הוצאות עסקיות
• חובה להגיש דו"חות מע"מ דו-חודשיים
• תשלומי ביטוח לאומי עלולים לעלות

צרו צ'קליסט מעבר:

1. הירשמו כעוסק מורשה במשרד מס הכנסה המקומי
2. עדכנו את מערכת החשבוניות להנפיק חשבוניות מס עם מע"מ
3. הודיעו ללקוחות על פורמט החשבוניות החדש
4. הגדירו לוח דיווח מע"מ (ראו שלב 4)
5. התחילו לעקוב אחרי מע"מ תשומות על הוצאות עסקיות לניכוי
6. התייעצו עם רואה חשבון לגבי תזמון ההמרה וההשלכות

שלב 6: הכנת חבילה לרואה חשבון

הכינו חבילה מסודרת חודשית או רבעונית לרואה החשבון:

תכולת החבילה:

1. חשבוניות שהונפקו — כל החשבוניות/קבלות שהונפקו בתקופה, ממוינות לפי תאריך
2. חשבוניות/קבלות שהתקבלו — כל מסמכי ההוצאות (רכישות עסקיות, מנויים, ציוד)
3. סיכום תנועות בנק — רשימת תנועות מותאמת לחשבוניות כשאפשר
4. חשבונות שירות — חשבונות שנאספו בשלב 3, מסודרים לפי ספק
5. סיכום הכנסות — סה"כ שנתי מצטבר עם פירוט חודשי
6. דף מסכם — עמוד סיכום עם המספרים המרכזיים

שדות דף מסכם:

• תקופה מכוסה (חודש/רבעון/שנה)
• סה"כ הכנסות (ברוטו)
• סה"כ הוצאות
• הכנסה נטו
• מע"מ שנגבה (לעוסק מורשה)
• מע"מ ששולם על הוצאות — מע"מ תשומות (לעוסק מורשה)
• מע"מ נטו לתשלום/החזר
• סה"כ הכנסה שנתית מצטברת
• מספר חשבוניות שהונפקו / שהתקבלו

פורמט יצוא:

• מבנה תיקיות מסודר: YYYY-MM/invoices-issued/, YYYY-MM/invoices-received/, YYYY-MM/utility-bills/, YYYY-MM/bank-statements/
• או כקובץ ZIP אחד עם אותו מבנה
• דף מסכם כ-PDF או CSV בשורש החבילה

הפנו לסקילים קשורים:

• israeli-e-invoice להנפקת חשבוניות חסרות
• israeli-vat-reporting להכנת דו"ח מע"מ
• israeli-bank-connector למשיכת נתוני תנועות בנק

דוגמה 1: מעקב חשבוניות לפי גיול

המשתמש אומר: "יש לי 5 חשבוניות פתוחות מהייעוץ שלי בפיתוח ווב, חלקן כבר ישנות" פעולות:

1. בקשו רשימת חשבוניות עם סכומים, תאריכי הנפקה ושמות לקוחות
2. סווגו כל חשבונית לדלי גיול (שוטף, 30 יום, 60 יום, 90+)
3. הגדירו לוח תזכורות בוואטסאפ לחשבוניות באיחור (30+ יום)
4. הפיקו דו"ח גיול שמציג סה"כ חוב פתוח לפי דלי ולפי לקוח תוצאה: לוח מעקב גיול מסודר עם 2 חשבוניות שוטפות, 1 ב-30 יום (תזכורת וואטסאפ בתור), 1 ב-60 יום (מייל מעקב נשלח), ו-1 ב-90+ (סומנה להסלמה). תזכורות אוטומטיות הוגדרו לכל החשבוניות באיחור.

דוגמה 2: פרילנסר שמתקרב לתקרת עוסק פטור

המשתמש אומר: "אני עוסק פטור ונראה לי שאני מתקרב לתקרה השנה" פעולות:

1. בקשו סה"כ הכנסות מתחילת השנה ומספר חודשים שנותרו
2. חשבו תחזית על סמך הכנסה חודשית ממוצעת
3. השוו מול התקרה הנוכחית (~120,000 ש"ח)
4. תוצאה: ב-87% מהתקרה (104,400 ש"ח) עם 3 חודשים שנותרו
5. הכנסה חודשית ממוצעת של ~11,600 ש"ח מתחזית הכנסה שנתית של ~139,200 ש"ח, חריגה של ~19,200 ש"ח מהתקרה
6. הכינו צ'קליסט מעבר: רישום למע"מ, שינוי סוג חשבוניות, ניכוי מע"מ תשומות תוצאה: דו"ח סטטוס תקרה שמראה שהתחזית חורגת מהמגבלה. פירוט ברור של מה משתנה במעבר לעוסק מורשה, עם צ'קליסט מעבר צעד-אחר-צעד והמלצה להתייעץ עם רואה חשבון לפני חציית התקרה.

דוגמה 3: הכנת חבילה שנתית לרואה חשבון

המשתמש אומר: "רואה החשבון שלי צריך שהכל יהיה מסודר לדו"ח השנתי" פעולות:

1. אספו את כל החשבוניות שהונפקו במהלך השנה, ממוינות כרונולוגית
2. אספו קבלות הוצאות והתאימו מול תנועות בנק
3. הריצו איסוף חשבונות שירות (שלב 3) כדי לתפוס חשבונות שהוחמצו
4. הפיקו סיכום הכנסות/הוצאות עם פירוט חודשי וסיכום שנתי
5. צרו דף מסכם: סה"כ הכנסות, סה"כ הוצאות, נטו, מע"מ שנגבה, מע"מ ששולם
6. ארזו הכל במבנה תיקיות מסודר עם דף מסכם תוצאה: חבילה מלאה לרואה חשבון עם 12 תיקיות חודשיות, כל אחת מכילה חשבוניות שהונפקו, קבלות הוצאות וחשבונות שירות. הדף המסכם מציג הכנסה שנתית של 185,000 ש"ח, הוצאות 42,000 ש"ח, נטו 143,000 ש"ח, עם סיכום מע"מ. מוכן למסירה כקובץ ZIP.

חומרי עזר

• references/deadline-calendar.md — לוח מועדי מס מלא לפרילנסרים ישראלים: מועדי דיווח מע"מ, תשלומי ביטוח לאומי רבעוניים, מועד הגשת דו"ח שנתי, ולוח מקדמות מס. כולל לוחות זמנים לעוסק מורשה ולעוסק פטור, בתוספת התאמות חגים. היעזרו בקובץ זה בעת הגדרת התראות בשלב 4.
• references/utility-portals.md — כתובות פורטלים, נתיבי הורדת חשבונות, והערות אוטומציה לספקי שירות ישראליים (חברת החשמל, בזק, HOT, פרטנר, תאגידי מים, פורטלי ארנונה). כולל הנחיות לטיפול ב-2FA/OTP לכל ספק. היעזרו בקובץ זה בעת הגדרת איסוף חשבונות בשלב 3.

שגיאה: "Utility portal login failed"

סיבה: פורטלי שירות ישראליים מעדכנים תכופות את תהליך ההתחברות או דורשים 2FA (אימות SMS). פתרון: בדקו אם הפורטל דורש OTP ב-SMS. אם כן, הגדירו את אוטומציית הדפדפן לעצור בזמן 2FA ולבקש קלט מהמשתמש. ודאו שהפרטים עדכניים ושכתובת הפורטל לא השתנתה. ראו references/utility-portals.md להנחיות לפי ספק.

שגיאה: "VAT filing deadline incorrect"

סיבה: שימוש בתדירות דיווח שגויה (דו-חודשי במקום חודשי) לסוג העסק. פתרון: ודאו את תדירות הדיווח בפרופיל הפרילנסר (שלב 1). עוסק מורשה עם הכנסה שנתית מתחת לסף הדיווח החודשי מדווח דו-חודשית ב-15 לחודשים האי-זוגיים. עסקים מעל הסף מדווחים חודשית. ראו references/deadline-calendar.md ללוח המלא.

שגיאה: "Osek patur threshold outdated"

סיבה: סכום התקרה משתנה מדי פעם (מתעדכן בהתאם לאינפלציה על ידי רשות המסים). פתרון: ודאו את התקרה העדכנית באתר רשות המסים (misim.gov.il). נכון ל-2025, התקרה היא כ-120,000 ש"ח בשנה. עדכנו את התקרה בפרופיל הפרילנסר כשמתפרסם סכום חדש.

שגיאה: "Accountant package missing documents"

סיבה: לא כל קבלות ההוצאות נרשמו בתקופה, או שחשבונות שירות לא נאספו. פתרון: הריצו איסוף חשבונות שירות (שלב 3) כדי לתפוס חשבונות שהוחמצו. השוו את דף חשבון הבנק מול ההוצאות שנרשמו כדי לזהות פערים. בדקו הוצאות קבועות (מנויים, שכירות, ביטוח) שייתכן שאין להן קבלות תואמות.